Diese Datenschutzhinweise richten sich an Bewerberinnen und Bewerber, die sich bei uns im Rahmen von Personalberatung, Active Sourcing oder Direktvermittlung bewerben oder von uns angesprochen werden, sowie an unsere Kundinnen und Kunden und sonstige Geschäftspartner. Sie ergänzen unsere allgemeine Datenschutzerklärung für die Website und informieren Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Beziehungen. 

Die COVALLY GmbH beschäftigt keine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung; Hinweise zu einem Beschäftigtendatenschutz im Sinne der Arbeitnehmerüberlassung sind daher nicht Gegenstand dieser Erklärung. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist: 

Verantwortlicher 

COVALLY GmbH 

Anschrift 

Birnbacher Weg 9 

57638 Neitersen 

Deutschland 

Geschäftsführer 

Yannik Philipp Bergk 

E-Mail 

y.bergk@covally.de 

Telefon 

+49 1573 0643553 

Datenschutzbeauftragter: Die COVALLY GmbH ist als Kleinstunternehmen gemäß § 38 BDSG gesetzlich nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, da die Zahl der ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befassten Personen unter dem gesetzlichen Schwellenwert liegt. Für sämtliche Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den oben genannten Verantwortlichen. 

2. Welche Rechte haben Sie? 

a) Übersicht Ihrer Rechte 

Als betroffene Person haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte: 

Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), 

Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO), 

Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO), 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), 

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), 

Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). 

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. 

b) Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO 

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges Profiling auf dieser Grundlage. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen, z. B. per E-Mail an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. 

3. Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber 

a) Welche Daten verarbeiten wir? 

Im Rahmen von Personalberatung, Active Sourcing und Direktvermittlung können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten: 

Stammdaten (Name, Kontaktdaten, ggf. Geburtsdatum), 

Angaben zu Ausbildung, beruflichem Werdegang, Qualifikationen und Zeugnissen, 

Inhalte Ihres Lebenslaufs sowie sonstiger von Ihnen eingereichter Bewerbungsunterlagen, 

mit Ihnen geführte Korrespondenz sowie Gesprächs- und Interviewnotizen, 

von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellte Fotos, 

Informationen aus öffentlich zugänglichen, berufsbezogenen Quellen (z. B. XING, LinkedIn), soweit deren Nutzungsbedingungen dies zulassen. 

Diese Daten erhalten wir im Regelfall direkt von Ihnen, etwa über unser Kontaktformular, per E-Mail oder im Rahmen eines Gesprächs. Werden Daten ausnahmsweise aus anderen Quellen erhoben, informieren wir Sie hierüber gesondert, soweit gesetzlich vorgeschrieben. 

b) Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten? 

Wir verarbeiten Ihre Daten, um im Rahmen unserer Tätigkeit als Personalberatung passende Vermittlungs- bzw. Einsatzmöglichkeiten bei unseren Kundenunternehmen zu prüfen und Ihnen vorzuschlagen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung eines Vermittlungs- oder Vertragsverhältnisses dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem zielgerichteten Abgleich Ihres Profils mit passenden Positionen. 

Möchten wir Ihre Daten über den konkreten Vermittlungsvorgang hinaus in unserem Kandidatenpool vorhalten, um Sie auch künftig zu passenden Positionen zu kontaktieren, holen wir hierfür Ihre gesonderte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein, die Sie jederzeit widerrufen können. 

c) Wer erhält Ihre Daten? 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die mit Ihrer Vermittlung befassten Personen Zugriff auf Ihre Daten. Zur Prüfung einer möglichen Vermittlung können wir Ihr Profil – im Regelfall zunächst in anonymisierter oder pseudonymisierter Form – an interessierte Kundenunternehmen weitergeben; eine Weitergabe mit vollständigen Kontaktdaten erfolgt erst mit Ihrer vorherigen Zustimmung. Zur technischen Abwicklung nutzen wir zudem folgende Auftragsverarbeiter: 

Pipedrive OÜ (CRM-System zur Verwaltung von Kandidatenprofilen und Vermittlungsprozessen), 

Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, für die interne Kommunikation und Terminorganisation), 

von uns eingesetzte Recruiting-Freelancer, soweit diese im Einzelfall in den Vermittlungsprozess eingebunden sind und uns vertraglich zur Vertraulichkeit sowie zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet sind. 

Mit allen genannten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. 

d) Werden Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt? 

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 können Daten im Einzelfall auch an verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission oder von EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. 

e) Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 

Führt eine Bewerbung bzw. Ansprache nicht zu einer erfolgreichen Vermittlung, löschen wir Ihre Daten in der Regel spätestens sechs Monate nach Abschluss des jeweiligen Prozesses, sofern Sie uns keine Einwilligung zur weiteren Speicherung in unserem Kandidatenpool erteilt haben. Mit einer solchen Einwilligung speichern wir Ihre Daten bis zu deren Widerruf oder bis zu einem von Ihnen vorgegebenen Ablaufdatum. Im Fall einer erfolgreichen Vermittlung richtet sich die weitere Speicherdauer nach der Laufzeit der jeweiligen Geschäftsbeziehung sowie den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 

f) Müssen Sie Daten bereitstellen? 

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Ihren Namen und eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme können wir Ihre Bewerbung bzw. Ansprache jedoch nicht bearbeiten und keine Vermittlungsmöglichkeiten für Sie prüfen. Alle darüberhinausgehenden Angaben machen Sie freiwillig. 

g) Automatisierte Entscheidungsfindung 

Wir setzen im Rahmen des Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Vermittlungsentscheidungen werden stets durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich getroffen. 

4. Datenschutzhinweise für Kundinnen und Kunden / Geschäftspartner 

a) Welche Daten verarbeiten wir? 

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zu Kunden und sonstigen Geschäftspartnern können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten: 

Persönliche Basisdaten Ihrer Ansprechpartner (Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten), 

Vertrags- und Rechnungsdaten (z. B. Kundennummer, Bankverbindung, Steuernummer/USt-ID), 

Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie zum bisherigen Geschäftsverlauf, 

mit Ihnen geführte Korrespondenz, 

personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Unternehmenswebsite), soweit deren Nutzung zulässig ist. 

Diese Daten erhalten wir im Regelfall direkt von Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitenden. 

b) Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten? 

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung, insbesondere im Rahmen der Personalvermittlung und -beratung, sowie zur Erfüllung der uns dabei treffenden gesetzlichen Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer geordneten Geschäftsbeziehung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten unterliegen. 

c) Wer erhält Ihre Daten? 

Pipedrive OÜ als CRM-Auftragsverarbeiter zur Verwaltung der Geschäftsbeziehung, 

Microsoft Ireland Operations Limited im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 für die geschäftliche Kommunikation, 

unsere Steuerberatung, soweit dies für die Buchhaltung und steuerliche Pflichten erforderlich ist, 

öffentliche Stellen, soweit wir gesetzlich zur Übermittlung verpflichtet sind. 

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die mit der Bearbeitung Ihrer Geschäftsbeziehung befassten Personen Zugriff auf Ihre Daten. Mit allen als Auftragsverarbeiter eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. 

d) Werden Daten in Länder außerhalb der EU / des EWR übermittelt? 

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 und Pipedrive können Daten im Einzelfall auch an verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden. Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission, des EU-US Data Privacy Framework (soweit der jeweilige Empfänger dort zertifiziert ist) oder von EU-Standardvertragsklauseln. 

e) Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus, soweit und solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) bestehen oder wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung haben, etwa zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Danach werden die Daten gelöscht. 

f) Müssen Sie Daten bereitstellen? 

Bestimmte Daten (insbesondere Kontakt- und Vertragsdaten) benötigen wir zwingend zur Begründung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung. Ohne diese Angaben können wir die Geschäftsbeziehung ggf. nicht oder nicht wie gewünscht durchführen. 

g) Automatisierte Entscheidungsfindung 

Wir führen im Rahmen der Kunden- und Geschäftspartnerbeziehung keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO durch. 

5. Aktualität und Änderungen dieser Hinweise 

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, sobald sich unsere Geschäftsprozesse, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Maßgeblich ist stets die zuletzt an Sie übermittelte bzw. auf unserer Website veröffentlichte Fassung. 

Stand: 24. August 2026